개인 상담 과정은 크게 ‘본 상담 이전의 과정, 본 상담, 본 상담 이후의 과정’으로 구분할 수 있다. 이러한 구분에 따르면, 본 상담 이전의 과정에는 상담 신청과 접수 면접 등을 포함시킬 수 있다.
상담 신청
상담 기관 특성이나 규모에 따라 상담 신청과 접수 면접을 구분하여 실시하기도 하고, 이 두 절차를 통합하여 상담 신청과 접수 면접을 동시에 실시하기도 한다. 소규모 상담 기관에서는 상담 신청이나 접수 면접 절차 없이 곧바로 본 상담으로 이어지는 경우도 있다. 그러나 신청 및 접수 면접 형태로 하거나 곧바로 상담을 실시한다고 하더라도 상담 신청이나 접수 면접에서 수행해야 할 상담 개입 과제들이 없어지는 것은 아니다. 따라서 상담 교육 과정에서는 상담 신청과 접수 면접 과정을 구분한 후, 각 과정에서의 상담 개입들을 살펴볼 필요가 있다.
상담 신청이란 내담자 또는 관련인이 상담을 요청하면 이를 공식적으로 접수하는 과정으로, 일반적으로 구두 접수가 아닌 문서 접수를 의미한다. 따라서 상담 신청 접수자에게는 상담 신청서 작성을 포함하는 문서 접수에 대한 역할 수행 능력이 요구된다.
상담 신청은 내담자 본인이 직접 하기도 하고, 교사나 의사, 검사, 판사 등 관련인이 의뢰하는 형식으로 신청하기도 하며, 부모가 신청하기도 한다. 그리고 상담 신청을 하는 방법은 전화 또는 이메일을 이용하거나 직접 방문 등 다양하다.
상담 신청 과정은 상담 기관이나 신청 접수자의 특성에 따라 달라질 수 있지만, 일반적으로 ‘전화나 게시판 등을 통한 상담 안내, 상담실 방문 후 신청서 작성과 접수, 접수 면접자나 본 상담자에게 의뢰’의 순으로 이루어진다.
상담 신청은 상담실을 방문하는 내담자가 처음 접하는 절차이기 때문에 내담자의 상담에 대한 첫인상을 결정하는데 매우 큰 영향을 미친다. 따라서 상담 신청 과정에서 내담자에게 적극적으로 친절과 배려를 제공하여 상담에 대한 첫인상을 긍정적으로 형성하도록 개입하는 것이 바람직하다. 이 과정에서의 불친절이나 무례함 등은 상담에 대한 첫인상을 부정적으로 형성시킬 뿐만 아니라, 이후 과정에서의 상담 관계 형성과 상담 결과에 악영향을 끼치므로 주의해야 한다.
접수 면접
접수 면접이란 본 상담 이전의 초기 면접 과정을 의미한다. 즉 내담자 정보 수집, 내담자 접수 여부 결정하기, 그리고 내담자 접수 후에 상담 안내 및 동의 받기, 상담자 배정 및 의뢰, 단회 상담 등 본 상담 이전에 필요한 상담 개입 과제들을 다루는 과정을 의미한다.
일반적으로 접수 면접은 초보자가 아닌 숙련된 전문가가 실시하는 것이 바람직하다. 즉 짧은 시간 안에 효과적으로 내담자에 대한 정보를 수집하고, 이를 토대로 접수 여부 결정하기, 그리고 접수 후 상담 안내 및 동의 받기, 배정 및 의뢰하기, 단회 상담 등의 상담 개입 과제들을 처리해 나가려면, 이와 같은 작업들에 대한 역할 수행이 가능한 전문가가 접수 면접을 실시하는 것이 바람직하다.
접수 면접을 시작할 때 접수 면접의 목적과 내용을 알기 쉽게 설명해 준다. 접수 면접은 본 상담과는 다른 별도의 절차라는 점, 그리고 접수 면접자는 상담하는 사람이 아니라 상담을 시작하기 이전에 내담자와 상담자를 연결시키는 역할, 그리고 상담에 필요한 내담자의 기초 정보를 탐색하거나 심리적 상태를 평가라는 역할을 한다는 점을 설명한다.
내담자에 대한 정보를 수집한 이후에는 수집된 정보들을 종합하여 내담자의 심리적 특성과 능력, 호소문제의 증상과 원인, 상담 방향 등의 내용을 정리하여 접수 면접 보고서를 작성한다.
면접기록은 객관적으로 기록한다. 예를 들면, 일어난 사건을 중심으로 기록한다. 그리고 면접기록자의 주관적 추리판단이나 해석을 쓸 때는 사실과 구분해서 기록한다. 그리고 내담자가 사용한 언어는 가급적 내담자가 말한 그대로를 기술한다.
접수 면접은 신청 접수 후, 그리고 본 상담을 시작하기 이전에 이루어진다. 일반적으로 접수 면접 절차는 ‘접수 면접 구조화, 정보 수집, 접수 여부 결정하기, 접수 후에 상담 안내 및 동의 받기, 상담자 배정 및 의뢰하기, 필요한 경우 단회 상담하기, 마무리’ 등의 순으로 이루어진다.